Die Freude der  anderen planen

Die Freude der anderen planen

Wenn viele feiern wollen, müssen sich andere vorher Gedanken machen: Ein Gespräch mit Veranstaltungsleiter Patrick Clalüna.

Patrick Clalüna, Marcel Grote, Violetta Sonntag sind mit Ihrer Event-Agentur „Clalüna Connection“ im gesamten Bundesland als Experten für die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen aktiv. In Wuppertal zeigen sie sich u.a. verantwortlich für das Catering im Stadion am Zoo, in der Uni-Halle, bei den BHC-Spielen sowie für die Public Viewings auf dem Rathausplatz in Remscheid und im Stadion am Zoo. Susanne Peick traf den 35-jährigen Geschäftsführer Patrick Clalüna und sprach mit ihm über seine Arbeit und die Eckpfeiler eines gelungenen Bürgerfests.

Was hat Sie motiviert, in den Bereich Event- Management einzusteigen und auch den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen?
Das Ergebnis. Jeder fragt sich einmal: „Warum mach ich diesen Job eigentlich? Warum arbeite ich so viel?“ Für mich war es schon immer die Begeisterung und Freude des Publikums, der Dank des Kunden für eine gelungene Inszenierung oder das Feedback der Mitarbeiter zu einem tollen Event. Diese Möglichkeit der Selbstverwirklichung in meinem Beruf ist der Grund, warum ich mich dazu entschieden habe, ihn selbst und ständig zu tun.

Event-Manager arbeiten oft dann, wenn andere längst ihren Feierabend oder ihr Wochenende genießen. Könnten Sie sich mit einem „normalen“ Arbeitsalltag anfreunden?
Ich kenne den „normalen Arbeitsalltag“ aufgrund meiner Ausbildung zum Bankkaufmann. Diese 5-Tage-Woche mit 40 Stunden wollte ich nie, sondern einen Job, der mir Spaß macht und mich motiviert. Deswegen empfi nde ich es nicht als Last, viel zu arbeiten oder dann zu arbeiten, wenn andere feiern.

Die Organisation eines großen zweitägigen Bürgerfests wie z.B. das der B7-Eröffnung geht einher mit einer zeitintensiven Vorausplanung. Wann starten Sie gewöhnlich mit der Planung, wer entwickelt die Grundidee eines solchen Fests und welche Rolle übernehmen Sie in diesem Prozess?
Für Großveranstaltungen dieser Art planen wir teilweise bis zu einem Jahr im Voraus. Von der Idee über das Konzept bis hin zur Realisierung sind viele Parameter festzulegen und zu berücksichtigen. In den vergangenen Jahren haben wir jedoch festgestellt, dass sich die Schnelllebigkeit unserer Zeit auch in den Aufträgen wiederspiegelt: Wir sind erst Anfang März in den Planungsprozess zur B7-Eröffnung eingestiegen. Die Erarbeitung der Idee und des Konzepts zur B7-Eröffnung lag in den Händen eines tollen externen Teams. Wir wurden dazu geholt, um die Machbarkeit einzuschätzen und um die weitere Planung zu übernehmen. Das war zwar eine sportliche Anfrage, aber die Herausforderung haben wir gerne angenommen.

Zur gelungenen Realisierung müssen alle Akteure an einem Strang ziehen. Wie bringen Sie unterschiedliche Wünsche und Vorstellungen auf einen gemeinsamen Nenner?
Das ist nicht einfach. Jeder Mensch hat natürlich seine eigenen Vorstellungen und Wünsche – und ein unterschiedliches Temperament. Für uns ist es wichtig, genau zuzuhören, zu verstehen und danach eine gemeinsame Sprache sowie einen Raum zu definieren, in dem sich alle wiederfinden und bewegen können. Das ist in diesem Fall der „gemeinsame Nenner“.

Gibt es Hindernisse und Hürden, die ortsunabhängig immer wieder auftauchen und die den Gesamtprozess verlangsamen? Was könnte sich verbessern?
Zwei der größten Hindernisse sind Angst und Unsicherheit. Für alles, was auf der Welt passiert, versuchen wir eine Lösung zu finden. Wir versuchen uns auf unvorhersehbare Vorkommnisse einzustellen und alles so zu regulieren, dass es passt. Dabei werden manchmal die allgemeinen und grundlegenden Bedürfnisse außer Acht gelassen. Dies ist sowohl aktuellen Geschehnissen zuzuschreiben als auch der Art und Weise, wie die Öffentlichkeit damit umgeht. Folglich haben Genehmigungsverfahren lange Bearbeitungsfristen, es werden Auflagen erlassen, die kostspielig und kalkulatorisch nicht vorhersehbar sind. Mittelfristig sollten wir uns hier um ein bundesweit einheitliches Niveau bemühen.

Welche Rolle übernehmen die jeweiligen Städte, für die ihr Stadt- und Bürgerfeste organisiert?
Städte treten eher selten als Veranstalter auf. Meist sind es private Initiativen, die Stadtteilfeste oder Bürgerfeste auf die Beine stellen. Wuppertal ist dafür ein wunderbares Beispiel. Luisenfest, Elberfelder Cocktail, Schwebebahn-Lauf, Barmen live, Bleicherfest, Vohwinkler Flohmarkt etc. – das sind alles Veranstaltungen, die durch Vereine, Interessengemeinschaften oder Bürgerinitiativen ausgerichtet werden. Die B7-Eröffnung bildet hier eine Ausnahme. Die Städte übernehmen vor allem viel personellen Aufwand. Die Genehmigungsprozesse für Veranstaltungen sind zeit- und ressourcenintensiv und müssen während des eigentlichen Tagesgeschäfts abgedeckt werden.

Was sind Ihre persönlichen „TOP 5“- Elemente, die auf keinem Bürgerfest fehlen dürfen – und … was geht gar nicht?
Nicht die Elemente und Aktionen machen ein Fest aus, sondern die Idee, das Konzept, die Organisation und die Kommunikation, die dahinter stehen. Für mich persönlich ist immer wichtig: 1. gute Musik, 2. ausgefallene Aktionen, 3. tolles Speisen- und Getränkeangebot, 4. stimmiges Preis-Leistungs-Verhältnis und 5. ein friedliches Publikum. Was gar nicht geht, ist Regen.